Die Studenten Richard Drechsler, Wolfgang Heidelbauer, Reza Hosseini, Peter Kostenzer, Bernhard Michl, Sebastian Neumeyer, Martin Schwaizer, Alexander Zeisler und Izabela Zubrzycka von „ERP Systeme und Geschäftsprozessmanagement (ERP08)“ – einem Master-Studiengang der FH Kufstein – wurden im Wintersemester 09/10 damit beauftragt, einen ERP System Check beim Unternehmen Käfer als Projektarbeit durchzuführen. Unterstützend stand ihnen der Projektcoach Dipl.-BW Franz Schneider zur Seite. Als Projektleiter wurde Reza Hosseini gewählt und als stellvertretender Bernhard ­­­­Michl.
Das Unternehmen Feinkost Käfer – ein Münchener Gastronomiebetrieb mit ca. 800 Mitarbeitern – hat den Anspruch seinen Kunden die beste Qualität abzuliefern und ihnen jeden Wunsch zu erfüllen. Die Kundenzufriedenheit steht damit an oberster Stelle. Daher ist es elementar innerhalb des Unternehmens sehr flexibel und schnell auf Anforderungen zu reagieren, ohne dabei die notwendige Güte erster Klasse zu vernachlässigen.
In Anbetracht der teilweise ausgefallenen Kundenwünsche, stellt sich hierbei die Schwierigkeit Standards in den Ablauf der täglichen Arbeitsschritte unter den Mitarbeitern einzuführen. Die Erfassung der Vorgänge für die Kalkulation wiederum erschwert dieser Umstand gleichermaßen, wenn nicht sogar stärker. Da die individuellen Kundenanforderungen auch eine prompte manchmal innovative Reaktion des Personals verlangen, kommt es nicht selten vor, dass die Erfassung von Buchungen vernachlässigt wird. Dieses zu kompensieren kostet eine Menge an Zeit- und Personalaufwand.
Diesen Umstand zu verbessern hat sich die Geschäftsleitung zur Aufgabe gemacht. Durch ein einheitliches IT-unterstütztes System, welches in der Lage ist alle Prozessschritte entlang der Wertschöpfungskette zu erfassen und zu dokumentieren sollen Standards in die Arbeitsabläufe des Unternehmens eingesetzt werden. Mithilfe eines ERP-Systems werden diese Anforderungen erfüllt.
Im Projekt KäfERP wurden die Studenten nun damit beauftragt, zu überprüfen ob die Voraussetzungen für eine ERP Einführung bestehen, sowie eine Empfehlung für ein System eines Anbieters auszusprechen, welches am besten zu den Prozessen und Anforderungen bei Käfer passt. Des Weiteren ist es nach einer Systemumstellung essentiell die Mitarbeiter auf diese Veränderung der täglichen Arbeit einzustimmen und darauf vorzubereiten. Ein Konzept für ein Change Management sollte daher ebenso vorgestellt werden.
Das Projektteam - bestehend aus 9 Personen - wurde in drei Untergruppen eingeteilt, die jeweils einen Teil bearbeiteten. Für die Projektteilaufgaben wurden die Punkte
- Geschäftsprozessanalyse
- Software System Landschaft
- Change Management
fest definiert. Die fortlaufende Kommunikation mit dem Auftraggeber sowie die Führung bei internen Meetings wurden von der Projektleitung übernommen (Projektleiter & stellv. Projektleiter).
In der Geschäftsprozessanalyse bestand die Aufgabe darin, die wesentlichen Kernprozesse des Betriebs aufzunehmen und anschließend zu modellieren. Aufgrund der zeitlichen und personellen Beschränkung innerhalb des Projekts, wurden die Prozesse Einkauf, Produktion und Verkauf als wichtigste Abläufe ausgewählt. An zwei verschiedenen Terminen wurde im Unternehmen Käfer die Prozessaufnahme durchgeführt. Dabei konnten die Studenten die Mitarbeiter bei Ihrer täglichen Arbeit beobachten und befragen. Währenddessen wurden zudem Anregungen und Vorschläge von ihnen zur nachhaltigen Verbesserung der Abläufe angenommen. Da das Unternehmen zwei Jahre vorher bereits eine Prozessaufnahme durchgeführt hatte, konnten die Studenten diese zur Verfügung gestellte Dokumentation als Grundlage bzw. als Vergleich mit den realen Arbeitsabläufen verwenden. Die ältere Prozessmodellierung war sehr nützlich, denn die Studenten konnten feststellen, wie sehr sich die Modelle von der Wirklichkeit unterschieden. Die Gründe dafür könnten entweder daran liegen, dass sich die Prozesse innerhalb von zwei Jahren drastisch verändert haben, die Mitarbeiter sich einfach nicht strikt genug an die angedachte Vorgehensweise hielten oder beides zusammen.
Die Kernprozesse wurden mit dem Werkzeug ViFlow modelliert, da der Auftraggeber seine Prozesse bereits in dieser Form vorliegen hatte und die Darstellung in diesem Modellierungswerkzeug bevorzugt. Das Projektteam begann mit der Erstellung der Soll-Prozess nachdem die Ist-Prozesse aufgenommen wurden. Anschließend wurden auf Basis der Ist-/Soll-Modellierung die Verbesserungsvorschläge herausgearbeitet. Hierbei wurden insbesondere die Veränderungen berücksichtigt, die nach einer ERP-Einführung entstehen.
Im zweiten Teilbereich, der Software System Landschaft, konnten die Studenten nach dem ersten Kick-Off Meeting mit der Betriebsleitung und den Mitarbeitern aus der Controlling-Abteilung feststellen, dass es bereits in der jüngeren Vergangenheit eine Evaluierung bezüglich geeigneter ERP-Systeme für das Unternehmen Käfer gegeben hatte. Man hatte bereits ein System favorisiert (Microsoft Navision). Außerdem wurde festgestellt, dass gegenwärtig bereits einzelne Insellösungen im Unternehmen existierten, z.B. Kassensysteme, Warenwirtschaftssystem, verschiedene PC’s in denen Daten gesammelt und gepflegt werden. Jedoch fehlt die Einheitlichkeit. Insbesondere das Kassensystem stellt eine Herausforderung dar. Diese sind speziell auf diese Branche konzipiert und erfüllen zuverlässig Ihre Aufgabe. Entweder muss eine Schnittstelle zum ERP-System vorhanden sein oder (wenn möglich) ein zusätzliches Kassensystem-Feature des Anbieters sollte eingesetzt werden, um die Einheitlichkeit zu berücksichtigen. Ein weiterer elementarer Punkt ist die Flexibilität bei der täglichen Arbeit. Das System soll zwar für eine Standardisierung der Prozesse und Erfassung aller Buchungen verantwortlich sein, jedoch darf es den Mitarbeiter nicht darin beschränken die Wünsche des Kunden zu erfüllen.
Im Hinblick auf die genannten Anforderungen haben die Studenten das von Käfer bevorzugte System sowie weitere Systeme mit demselben Funktionsumfang in Augenschein genommen und auf Vor- und Nachteile untersucht. Zusätzlich wurden verschiedene Kassensystemanbieter angeschrieben und deren Funktionen eruiert und auf Schnittstellen mit ERP-Systemen überprüft. In Betracht wurden auch die Ergebnisse der Geschäftsprozessanalyse genommen, um anschließend eine realistische Empfehlung abzugeben. Als Endergebnis konnte eine Empfehlung zur einheitlichen Verwendung von Microsoft Navision als alleiniges System ausgesprochen werden.
Den Mitarbeitern bei Käfer muss im Change Management – dem dritten Teilbereich des Projekts – zunächst der Sinn und die Gründe für die ERP-Einführung bewusst gemacht werden und welche Vorteile sich dadurch für ihn ergeben. Hierfür wurde von den Studenten ein Konzept entwickelt sowie eine Reihe von Ratschlägen, die nützlich für die Umsetzung des Change Management Prozesses sind. Das Konzept sollte folglich als Leitfaden für den Unternehmensveränderungsprozess dienen. Dabei waren auch eigene Erfahrungen einzelner Projektmitglieder aus früheren Systemeinführungen in anderen Betrieben sehr wertvoll. Diese konnten gut auf das gegenwärtige Projekt projiziert werden und für die Konzeption genutzt werden.
Innerhalb des zeitlichen Rahmens von etwa vier Monaten konnte das Projekt mit einer Präsentation zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht werden. Der Nutzen für das Unternehmen Käfer ist die Erlangung einer objektiven Betrachtung auf das Unternehmen von außen. Die Erkenntnisse und Empfehlungen der Studenten sollten sich als wertvoll und nützlich auf dem weiteren Weg der ERP-Einführung für den Betrieb und seine Mitarbeiter darstellen.