IPDOC

// Ziel: Papierlose Verwaltung von Patenten auf der Grundlage eines Dokumenten-Management-Systems mit einer vollständig auf das Patentwesen ausgelegten Benutzeroberfläche.
// Laufzeit: 2012 - 2016
// Budget: € 65.000 Euro
// Projektmitarbeiter: Karsten Böhm, Michael Dabernig, Sebastian Danninger, Christian Gruber
// Kooperationspartner: ROTHKOPF Patent- und Rechtsanwälte

Es hat sich gezeigt, dass die Oberfläche sehr stark auf den Anwendungsfall zentriert werden muss und dies mit bestehenden Systemen ein sehr hoher Aufwand ist.
Um dieses Problem zu lösen, wurde eine eigene Weboberfläche entwickelt, mittels der Patentanwälte ihre patentspezifischen Prozesse und Aufgaben abwickeln können. Neuartig ist hierbei vor allem die Einbindung aller an den Prozessen beteiligten Parteien wie z.B. dem Erfinder oder einem Zeichner.

Als technisch anspruchsvoll gestaltet sich vor allem die Performance des Systems, da dieses ca. 100.000 Akten verwalten soll, von denen jede bis zu 250 Seiten auf mehrere Dokumente verteilt hat, die zusätzlich eine Vielzahl von Metadaten und Prozessschritten enthalten. Um hier möglichst performant agieren zu können, werden die Metadaten relational gespeichert, während die Dokumente in einem Dokumenten-Management-System gespeichert werden. Neben dem klassischen Upload von Dateien ist es auch möglich, Dokumente per E-Mail an das System zu senden. Grundsätzlich werden alle Dokumente im System automatisch in ein PDF gewandelt, um eine einheitliche Bearbeitung zu gewährleisten.

Das Originalformat wird ebenfalls im System hinterlegt und kann jederzeit heruntergeladen werden. Es hat sich gezeigt, dass dieses System mit der Zeit sehr komplex und umfangreich wird, weshalb die Idee für ein Einsteigersystem entstanden ist, mit dem Wissensarbeiter wie z.B. private Erfinder erste Schritte im Patentumfeld gehen können. Hierfür wird momentan die Finanzierung akquiriert.