„Lean & Agil: Schlanke Prozesse im Büro“ - 18. PQM-Dialog als digitale Veranstaltung

Aufgrund der äußeren Umstände erwartete die über 130 TeilnehmerInnen ein ungewöhnliches Setting, da die Veranstaltung erstmals rein online durchgeführt wurde. Die ReferentInnen aus der Wissenschaft und Wirtschaft berichteten in sieben Kurzreferaten über unterschiedliche Aspekte von Lean Administration. Der dialogische Austausch mit den Vortragenden kam trotz virtueller Durchführung nicht zu kurz – in zwei virtuellen Runden konnten die TeilnehmerInnen mit den Vortragenden diskutieren.

Leaner und Agiler Dialog

Dr. Bruno Rüttimann, Lean Six Sigma Master Black Belt und langjähriger Referent der Inspire Academy der ETH Zürich sowie Sachbuchautor, begann als erster Vortragender mit seinen Ausführungen zu Lean Management als kaizenbasiertem Just-in-time Produktionssystem. Er zeigte auf, wie das übergeordnete Organisationsziel einer Fließfertigung auch auf den Bürobereich übertragbar ist. Anschließend beschrieb Malte Volkwein, Gruppenleiter des Fraunhofer Instituts IPA in Stuttgart, in seinem Vortrag wie eines der bekanntesten Lean Werkzeuge, die Wertstromanalyse, anhand eines sieben Schritte Vorgehens auch im Büro angewandt werden und für Transparenz der aktuellen Prozesse sorgen kann.

Praxisnahe Einblicke

Nach den beiden ersten, methodenorientierten Vorträgen, sprach Diana Sirch, Projektleiterin Lean Administration der Firma Rational in Landsberg in Lech über die Herausforderungen bei der Einführung von Lean Administration. Das Unternehmen verfolgt dabei einen dezentralen Ansatz über „Leuchtturmprojekte“, Personen in den Abteilungen als Multiplikatoren sowie dem wiederkehrenden internen Vermarkten der Erfolge. Darauf folgte ein persönlich gehaltener Beitrag von Michael Kübel, Head Customer Service bei der Firma Sandoz. Herr Kübel sprach aus eigenen Erfahrungen von Lean als einer Sammlung von Methoden zur Lösung von Alltagsproblemen. Er betonte dabei die Notwendigkeit nicht alles zu verschlanken, da mancher Overhead sich in anderen wirtschaftlichen Situationen durchaus als rettend darstellen kann.

Nach der Pause und der ersten virtuellen Diskussionsrunde mit den ReferentInnen zeigte Timo Möller von der Firma Egger in St. Johann in Tirol wie bedeutend das Zusammenspiel von Lean Management und IT bei der Optimierung von Büroprozessen ist. Dabei hob er auch die Notwendigkeit hervor, MitarbeiterInnen zu haben, die Wissen in beiden Bereichen mitbringen. Sandra Wildeis, Organisationsberaterin aus Niederösterreich, zeigte Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen Lean Management und Agilität auf. Aufbauend beschrieb Marc Nicolaisen, Leiter des Innovations- und Learning Zentrums der Firma Steelcase in München, wie durch flexibles Bürolayout die Zusammenarbeit von Arbeitsteams gefördert werden kann.

Die Veranstaltung blieb trotz virtueller Durchführung über online Quizze, Fragebögen und zuletzt einer weiteren Diskussionsrunde mit den Vortragenden lebendig.

Präsentationen und Aufzeichnungen der Vorträge